Аналіз робочого процесу

Поліграфічна та пакувальна промисловість змінюється. Ефективність вирішує все. Чим швидше обробляються, друкуються і доставляються замовлення, тим більші виробничі потужності, тим вищий потенційний дохід і тим щасливіші клієнти. 

Ефективність сучасних постачальників послуг друку (PSP) серйозно страждає через ускладнення робочих процесів друку, що виникають внаслідок таких необхідних доповнень портфоліо. Нове обладнання та технології часто прив'язуються до існуючих систем та робочих процесів, створюючи розрізнені острівці автоматизації. 

Нові технології дозволять деяким PSP перевершити своїх конкурентів, додаючи послуги та покращуючи результати. Але інші ризикують розвалитися через складнощі, пов'язані з прив'язкою нових і нових інструментів до старого процесу, який не може їх підтримувати. Згодом вони можуть зіткнутися з тим підходом «рости по ходу справи», що призводить до безладного та заплутаного процесу. 

Аналіз робочого процесу може допомогти поліграфічним підприємствам зрозуміти, що відбувається в їхніх робочих процесах, виявити дублювання та неефективність і, зрештою, намітити найкращий курс на основі цілісного плану робочого процесу. Він виявляє слабкі місця, вузькі місця та потенційно непотрібні кроки у процесі, щоб допомогти розробити план вирішення виявлених проблем. Є сім основних кроків: 

1. Документуйте поточні робочі процеси.

Перш ніж розпочати вдосконалення робочих процесів, оператори повинні зрозуміти, у чому вони полягають, і вище керівництво має з цим погодитися. Занадто часто керівники різних відділів мають різне розуміння того, як має працювати процес, що швидко призводить до дисфункції. Це гарний час, щоб візуально намітити існуючий процес та визначити кожен крок на цьому шляху. Якщо це робилося раніше, зараз саме час повернутися до попередньої роботи та оновити її, щоб вона відповідала тому, як бізнес працює сьогодні. Наявність регулярного графіка стримувань і противаг для планування шляху важлива для всієї команди, щоб встановити очікування із зазначенням етапів та прозорості змін і покращень. 

2. Визначте больові точки та проблеми.

Десь між початком першого та кінцем другого етапу складіть список больових точок та проблем, які має вирішити робочий процес. Деякі з них будуть очевидними. Інші стануть очевидними, коли команда лідерів не погодиться під час цього процесу. Проте інші не з'являться, поки не буде зібрано більше даних. 

3. Зберіть більше даних.

На цьому етапі необхідно відповісти на запитання «що», створені на першому етапі. Повинні бути зібрані як кількісні (числові), так і якісні (описові) дані про різні больові точки і проблеми, а також про робочі процеси, виявлені на першому етапі. Кількісні чи точні дані є об'єктивними, зазвичай числовими: скільки часу займає підготовка до роботи? Наскільки швидше має йти виробництво? Які фактори сприяють затримкам постачання конкретної одиниці обладнання? Якісні дані є більш суб'єктивними: як ця проблема впливає на успіх вашого відділу продажів? Якими є наслідки того, що підготовка до роботи займає так багато часу? Чи потрібне це конкретне підзавдання? Які переваги та ризики автоматизації набору ручних дій? 

4. Аналізуйте зібрані дані.

Після того, як дані «що» зібрані, необхідно відповісти на запитання «чому» та питання, які вони породжують. Наприклад: 
■    Чому ми стикаємося з цими вузькими місцями? 
■    Чому налаштування завдання триває так багато часу? 
■    Чому ми повторюємо ручне введення даних? 

Також розставте пріоритети, які з виявлених проблем є критичними, а яким поки що можна дати спокій. 

5. Визначте зміни, які потрібно внести. 

Як тільки проблему та причину проблеми визначено, настає час питання «як»: як її усунути? Щоб ефективно відповісти на запитання «як», потрібне ретельне обмірковування, мозковий штурм, іноді метод спроб та помилок, а іноді консультації та професійні послуги. 

6. Введіть виявлені зміни. 

Після того, як зміни обрані, настав час їх реалізувати. Не забувайте про навчання персоналу: при зміні процесів люди повинні знати, як діяти в новому процесі.

7. Подальші події.

Аналіз робочого процесу – це не поодинокий захід. Постачальникам послуг через деякий час після реалізації потрібно провести повторну оцінку та повторити процес. На цей раз це не займе так багато часу, але може виникнути новий набір проблем, які потрібно буде вирішити. Під час  розгляду того, які методи та стратегії приведуть до результатів підвищення ефективності робочого процесу у комерційному друку, зверніть увагу на способи: 
■    Автоматизуйте процеси, що повторюються. 
■    Зведіть до мінімуму або виключіть ручне введення даних та зміну ключів.
■    Оптимізуйте введення замовлень за допомогою порталу «Інтернет-друк» (W2P).
■    Використовуйте найкраще програмне забезпечення для керування друкованим виробництвом. 

Аналіз робочого процесу може виявити, що проблема не в процесі, а в програмному забезпеченні, що забезпечує його роботу. RICOH Supervisor™ – одне з найсучасніших програмних рішень для керування друкованим виробництвом, створене для майбутнього друку. Ця хмарна платформа, незалежна від постачальника, збирає та інтерпретує дані із джерел протягом усього робочого процесу друку, надаючи інформацію, необхідну для відповіді на питання «що» та «чому», та допомагаючи спрямовувати операції у бік «як».