Принцип чистоты

В предыдущем номере «Гофроиндустрии» мы начали знакомить наших читателей с основными принципами (положениями) системы упорядочения 5S. Ниже читайте продолжение статьи. 

Этап № 2. Рациональное размещение предметов

После того как вы освободитесь от ненужных вещей, предстоит выполнить следующую задачу: принять решение о том, где разместить предметы, какие из них и сколько, как их хранить. Данный принцип означает размещение вещей с учетом обеспечения безопасности, качества и производительности, т. е. поиск оптимального способа размещения.

В повседневной жизни имеется бесчисленное количество примеров рационального размещения предметов. Это места для парковки машин, где они паркуются с расчетом, чтобы любая из них в случае необходимости могла выехать. Другой пример – размещение книг в библиотеке. Характерными примерами являются также размещение оборудования на предприятиях, управление складами, размещение инструментов на рабочем месте и даже то, как раскладываются товары на полке в хорошем супермаркете. Это концепция, которую нетрудно нарисовать в своем воображении и оценить. 
Сотрудники должны найти или положить на место нужные предметы или документы в течение 30 секунд.

Чтобы рационально разместить предметы, нужно:
1.    Определить места хранения.
2.    Определить способ размещения (легко найти и достать; всегда класть вещи на место после использования).
3.    Соблюдать правила размещения.

Названия и места хранения

Важно, чтобы каждая вещь имела принятое всеми наименование, чтобы каждый это название знал. Если у вещи нет названия, вы не сможете выделить ей место, и никто не будет знать, где ее найти. При определении места складирования (особенно мелких предметов) устанавливайте не только само место, но даже и полку, ячейку. Определите, где должна быть каждая вещь, и убедитесь, что она там размещается.

Названия предмета хранения и места, где он хранится, должны быть взаимосвязаны. Когда на инструменте обозначено место его складирования, а в месте его хранения написано название инструмента, вы можете быть уверены в том, что добились прогресса. Каждая вещь должна иметь не только свое собственное наименование, но и точное место, где она хранится.

Весь этот процесс имеет своей целью добиться того, чтобы работа шла более ритмично, потому что когда каждая вещь находится на своем месте, меньше возможностей для возникновения беспорядка, ненужных поисков.

Правила хранения вещей

1.    Место для каждой вещи, каждая вещь – на своем месте!
2.    Каждая вещь должна иметь наименование.
3.    Ни одна вещь не должна быть «беспризорной».

Если даже кто-то пользуется какой-то вещью временно, все равно должно быть известно, где эта вещь.

Безопасное складирование 

1.    Тяжелые вещи – внизу.
2.    Тяжелые вещи перевозятся на транспортных тележках.
3.    Используются приставные лестницы.
4.    Быстрая идентификация.
5.    Нет беспорядочному складированию.
6.    То, что чаще всего используется, легче всего достать.
7.    Наиболее удобная высота хранения – от колена до плеча.

Разметка и знаки размещения

1.    Разметить проходы (проезды).
2.    Соблюсти правила прямолинейности и перпендикулярности.
Это позволит максимально эффективно использовать пространство и площадь. По соображениям безопасности также важно, чтобы все проходы были прямыми. В то же время соблюдение всех этих правил придает предприятию привлекательный вид.
3.    Ограничить высоту складирования.
Это важно не только по соображениям безопасности (исключить возможность падения предметов на людей), но это также хороший способ предотвратить накопление ненужных запасов.
4.    Добиться аккуратного и привлекательного внешнего вида.

Подставки, полки и транспортные тележки

Подставки и полки – важный элемент рационального размещения, но когда их слишком много, это уже нарушает порядок, создает впечатление загроможденного пространства. Слишком много свободного места – это тоже опасно, потому что это внушает вам успокоительную мысль, что у вас есть место для всего.

Слишком много свободного места – это тоже опасно, потому что это внушает вам успокоительную мысль, что у вас есть место для всего

Первый шаг на многих предприятиях – это сокращение числа подставок и полок. Когда вы это сокращение осуществите, решите, что абсолютно необходимо хранить на той или иной подставке или полке. Все остальное выбросите. Это основное правило. Не храните больше того, что вам нужно.

Провода и кабели

На предприятии, как правило, есть очень много таких мест, где многочисленные соединения проводов переплетаются наподобие паутины. Много и таких мест, где кабели погребены под полом, змеятся по полу или даже свисают из-под потолка в виде уродливой, беспорядочной грозди, в которой невозможно понять, что с чем соединено. Все это – места потенциальных поломок, износов и ошибок, которые ведут к авариям и травмам. Необходимо вынимать такие провода, скреплять их в пучок, обозначать их с помощью ярлыков и обеспечивать положение, при котором все линии и углы – прямые и все надежно закреплено.

Все «похороненные» провода должны быть вынуты из-под пола, установлены выше уровня пола и надежно закреплены там, где им надлежит быть. Для предотвращения ошибок каждая линия должна быть обозначена и пронумерована.

Офисные приспособления и канцелярия

1.    Уменьшить число необходимых приспособлений.
2.    Разместить приспособления там, где вы можете сразу их взять (пример: пояс электромонтера).
3.    Располагать приспособления в порядке, отображающем рабочий процесс.
4.    Кладите приспособления так, чтобы не нужно было менять руку.
5.    Кладите предметы так, чтобы их можно было легко сосчитать, переместить.
6.    Указывать фамилию ответственного лица.

Вывод: соблюдение порядка позволит устранить проявления хаоса при хранении офисного оборудования.

Этап № 3. Уборка, проверка и устранение неисправностей

Уборка означает нечто большее, чем простое содержание вещей в чистоте. Скорее это философия и обязательство нести ответственность за все аспекты, касающиеся вещей, которыми вы пользуетесь, и за то, чтобы они содержались в наилучшем состоянии. Следует исключить привычное мнение, что уборка – это всего лишь уборка и к тому же довольно нудное дело. Уборку следует рассматривать как вид проверки.

Трехступенчатый подход к уборке
​​​​​​​
1.    Общая уборка и поиск путей снизить загрязнение.
2.    Уборка на рабочих местах.
3.    Уборка элементов и предметов на рабочем месте.

Уборка также подразумевает создание привлекательного вида производственных и офисных помещений. Оба эти действия играют важную роль в том, чтобы сделать лучше морально-психологический климат и поведение персонала. Нет такой работы, которая бы не включала в себя уборку.

Внимательный чистильщик может легче, чем кто бы то ни было, обнаружить мелкие проблемы еще тогда, когда они являются мелкими. А значит уборка – это также процесс обнаружения и исправления. Уборка – это превентивное мероприятие. Лучше проводить профилактические мероприятия, нежели вести лечение по ходу болезни.

Понимание чего-то за пределами рутинной уборки и проверки открывает нам глаза на более широкий мир, находящийся за пределами нашего рабочего места. В последнее время менеджеры передовых компаний стали давать количественные определения степени чистоты, понимая, что это имеет решающее значение для безопасности и качества. Многие японские фирмы сейчас ведут кампанию за «нулевое загрязнение».

Практическая реализация принципа

1.    Разделите предприятие на зоны и назначьте лиц, ответственных за каждую зону.
2.    Решите, что должно быть убрано, когда, кем.
3.    Проведите уборку.

Выявление источников загрязнения

Даже самая тщательная генеральная уборка не принесет ожидаемых долгосрочных результатов, если далее не будут выявлены и устранены источники загрязнения. Это может произойти, потому что:

1.    Люди воспринимают сложившееся положение как нечто данное (не понимают, что порядок – это лучше беспорядка; что порядок сам по себе не возникнет из ниоткуда, его нужно поддерживать).
2.    Стартовый порыв новизны ослабевает, энтузиазм падает и люди сдаются.
Вывод: выявление источников загрязнения рабочего окружения позволит содержать рабочее место в чистоте длительный период времени.

Этап № 4. Стандартизация правил

Самые интересные и эффективные решения, найденные в ходе реализации трех принципов: «удаление ненужного», «рациональное размещение предметов», а также «уборка, проверка, устранение неисправностей» – с течением времени могут быть постепенно забыты и утрачены, если не закреплять их в письменном виде, не делать наглядными и легко запоминающимися.

Визуальные призывы – это одно из наиболее эффективных средств, имеющихся в вашем распоряжении. Поэтому так важны ваши неослабные усилия в области визуального управления. «Что является отклонением от нормы?», «как оно возникло?», «что нужно сделать в результате?» – на все эти вопросы должны быть даны ясные ответы в визуальной форме. Если возможно, следует также апеллировать и к другим органам чувств.

Однажды осуществить первые три принципа системы «Упорядочение» не очень легко, но при определенном волевом настрое менеджеров это вполне по силам практически всем компаниям. Однако трудно осуществлять их постоянно, т. е. самая большая трудность заключается именно в повторении. Тем не менее, постоянное повторение и является насущно важным делом. Именно оно представляет собой единственную альтернативу сползанию к прежнему положению дел. Вот почему визуальное управление является таким важным. Оно дает возможность всем сразу узнать о наличии проблемы и привести все в надлежащее состояние.

Стандарты правильного и неправильного

При осуществлении визуального управления важно сделать ясным различие между правильным и неправильным и иметь точные стандарты, понятные каждому. В дополнение к этому правила должны разъясняться визуально, чтобы при возникновении неприятностей можно было легко идентифицировать проблему.

Без стандартизации правил даже простой уборки каждый будет действовать на свой лад и давать оценки состоянию окружающей рабочей среды, основываясь на своих собственных критериях. Поэтому необходимо установить стандарт, предписывающий то, что и как должно быть сделано при уборке, что должно быть выполнено на объекте технического обслуживания, что следует делать в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Визуальные призывы – это одно из наиболее эффективных средств, имеющихся в вашем распоряжении

Важно не только осуществить стандартизацию правил, но и закрепить в стандартах решения, выработанные самими работниками, а в случае расхождения стандарта со сложившейся практикой объяснить, какие соображения стоят за стандартизацией. В то же время вы должны внимательно наблюдать за тем, чтобы все это не выродилось в какую-то игру. Указатели и надписи, которые вы вывешиваете, – это не украшение.

Следует разработать систему поощрений и взысканий за соблюдение порядка на рабочем месте.

Вывод: внедрение стандартов контроля позволит содержать рабочее место в надлежащем порядке.

Этап № 5. Совершенствование

Совершенствование – это поддержание дисциплины и ответственности, постоянное совершенствование.

Дисциплина – это внутреннее усвоение правил. Она предполагает, что каждый человек дает себе обязательство выполнять свою работу хорошо. Она означает, что каждый человек напоминает сам себе о своих обязанностях. И лучше всего при этом начинать с простых вещей. Практика должна начинаться с запоминания простых действий, обязанностей, сферы ответственности.

Независимо от того, идет ли речь об управлении по целям и задачам, о кампании за персональную ответственность или еще о чем-то, дисциплина требует, чтобы:

1. Ответственность каждого человека была ясно разграничена.
2. Люди имели возможность реализовать все виды своей ответственности на практике.
3. Персонал мог проанализировать и оценить свою работу на практике.

И все же людям трудно делать правильно одно и то же снова и снова. По самой своей натуре люди склонны ошибаться. Все люди очень склонны к тому, чтобы делать скорее то, что легче и привычнее, чем то, что правильно.

Вот почему так важна практика. Она усиливает правильные привычки и навыки. Вот почему так важно строго оценивать сделанное, даже если это пустяк.

Во многих отношениях создание дисциплинированного рабочего места – это самое важное из того, что вы можете сделать для обеспечения хорошего качества продукции и безопасного производства труда.

Дисциплина – это правильные привычки или правильные действия как нечто само собой разумеющееся. Дисциплина – это практика. Практика, которая побуждает людей поступать правильно совершенно естественно. Это способ освобождения от плохих привычек и выработки хороших. Система «Упорядочение» не позволяет действовать успешно без дисциплины. Если вы хотите действовать эффективно и без ошибок, вам придется работать над этим каждый день. Вам придется обращать внимание на мелочи. Вы должны работать терпеливо и изо всех сил, создавая правильные привычки. Вы должны будете создать хорошо организованное рабочее место, где каждый знает, чего от него ожидают, и делает это.

Выработка привычек

Не так уж трудно привыкнуть к тому, чтобы делать то, чего от вас ожидают. Если вы хотите достичь хороших результатов, стандартизируйте (систематизируйте) правила поведения и добейтесь их постоянного выполнения.

Трудности ясного выражения мыслей

Иногда можно услышать, что человек по своей сути является некоммуникабельным существом, и что в человеческой натуре заложено свойство не проявлять ясности в общении. Мы часто жалуемся на то, что люди не делают того, что им было сказано сделать. Однако при этом может возникнуть вопрос о разнице между тем, что им на самом деле было сказано, и тем, что им было сказано по их мнению. Многие конфликты начинаются с того, что один из участников говорит: «Он сказал...», а другой возражает: «Я этого не говорил...». Еще чаще бывает, что тот, кому что-то говорят, слушает только краем уха, но говорит «ага», и это воспринимается говорящим как активное согласие.

Важность подтверждения

Как можно обеспечить при таких человеческих слабостях точное сообщение собеседнику того, что вы хотите ему сказать, и как удостовериться в том, что он вас понял? Единственный способ заключается в том, чтобы получить подтверждение, убедиться в том, что действительно состоялся двусторонний диалог, и в том, что сказанное было понято правильно. Сделать это надо до того, как ошибки дадут о себе знать. Ключевым моментом является подтверждение. Вам необходима как прямая, так и обратная связь, подтверждающая то, что было от вас услышано.

Чемпионы никогда не прекращают тренироваться (Rudolf Hammer, BHS)

Если люди говорят, что они понимают что-то, это не гарантирует того, что они действительно это понимают, и еще меньше – что они в состоянии сделать то, что понимают. В области обучения необходимо, чтобы процесс объяснялся, чтобы людям показали, как его осуществить, и чтобы им была предоставлена практическая возможность самим сделать то, что должно быть сделано. Это необходимые этапы. До тех пор, пока человек не попробует на практике сделать то, что нужно, вы не сможете узнать, действительно ли он сможет это сделать.

Известно, что человеку свойственно забывать то, чего он не делает каждый день. Поэтому профессиональные спортсмены, артисты, музыканты тренируются и репетируют каждый день. Они знают, что, несмотря на свою квалификацию, они должны быть «в рабочей форме».

Часто говорят, что все будет в порядке, если только каждый будет делать то, чего от него ожидают. Однако все это далеко не так просто, как кажется. Часто люди отклоняются от стандартов не намеренно, а потому, что они забывают, в чем состоят эти стандарты и почему надо им следовать. Они делают ошибки по невнимательности, потому что находятся во власти рутинных операций или думают о чем-то другом. Вам нужно обезопасить ваши процессы и ваше оборудование от случайных ошибок.
Вывод: непрерывно работать над улучшением методов рабочей среды.