Управляемый хаос

Вместо предисловия, или зачем нам 5S

Вы знаете, что такое 5S? Это то, что позволит вашему предприятию экономить деньги. Экономить – значит зарабатывать. Это самое главное, что можно понять об этом «продукте». В октябре 2014 года редакция «ГИ» посетила завод Stora Enso в г. Балабаново под Москвой и «Дунапак Таврия» в г. Цюрупинске (Украина, Prinzhorn Holding), на которых система 5S уже внедрена. Это значит, что глобальные и крупные игроки над этим работают. А то, над чем они работают, приносит деньги. Круг замкнулся: 5S – это то, на чем гофропроизводители экономят/зарабатывают деньги. А теперь, когда мы поняли главное, в этой статье мы будем вас знакомить с основными принципами (положениями) системы упорядочения 5S.

Многие руководители мечтают об идеальном порядке в подразделениях или на предприятии. А это значит, что дисциплинированные сотрудники качественно выполняют свои обязанности, везде царят чистота и порядок, любую вещь (будь то документ, инструмент или материал) можно быстро найти. Неожиданные сюрпризы в виде аварийных остановок оборудования сведены к минимуму, что позволяет максимально быстро и качественно удовлетворять потребности клиентов.

Существуют ли способы достижения этой мечты? Да, они есть. Путь к этому начинается с внедрения системы 5S – системы организации рабочего пространства, призванной обеспечить повышение эффективности и производительности предприятия. Какие же нации наиболее преуспели в «упорядочении» своей жизни и рабочего места? Первыми на ум приходят Япония и Германия. Также существует более чем 20-летняя практика успешного внедрения системы на десятках отечественных предприятий. Такие примеры доказывают, что это реально и без массового десанта японцев или немцев.

Данная система позволяет практически без капитальных затрат не только навести порядок на производстве – повышать производительность, сокращать потери, снижать уровень брака и травматизма, но и создавать необходимые стартовые условия для реализации сложных и дорогостоящих производственных и организационных инноваций, обеспечивать их высокую эффективность. Это достигается, в первую очередь, за счет радикального изменения производственного поведения работников, их отношения к своему делу. Также японские исследователи считают, что если менеджеры компании не могут внедрить 5S (Упорядочение), то они не могут эффективно управлять предприятием.

5S – это система рациональной организации рабочего окружения, и ее цели:
1.    Безопасность.
2.    Качество.
3.    Повышение производительности труда (прибыльности бизнеса).

Наибольшая сложность – как от понимания принципов перейти к их практической реализации, постоянному выполнению требований, правил и договоренностей, достигнутых в коллективе.

Действия по реализации принципов

1.    Сортировка.
Все предметы рабочей среды разделяются на три категории:
1.1.    Нужные – сохранить на рабочем месте.
1.2.    Ненужные– удалить по определенным правилам.
1.3.    Не нужные срочно – хранить на удалении от рабочего места, хранить централизованно.
1.4.    Распределить зоны ответственности каждого работника.
2.    Создание и поддержание порядка
Предметы следует расположить так, чтобы к ним можно было иметь доступ быстро, легко и безопасно. Визуализировать способ их хранения и контролировать наличие, отсутствие или местонахождение предметов. Обеспечить возможность свободно перемещаться, придать эстетику.
3.    Соблюдение чистоты
3.1.    Уборка, проверка, устранение неисправностей.
3.2.    Генеральная уборка помещений и чистка оборудования.
3.3.    Выработка правил проведения уборки.
4.    Стандартизация
4.1.    Описание правил хранения, уборки.
4.2.    Визуализация правил хранения (рисунки, схемы, пиктограммы, указатели, цветовое кодирование).
4.3.    Визуализация контроля нормы и отклонений.
4.4.    Стандартизация и унификация всех обозначений (размер, цвет, изображение символов и т. п.).
4.5.    Рационализация носителей информации (материал, способ нанесения надписей, защитные покрытия), мест их размещения, крепления и возможностей замены. 
5.    Совершенствование порядка, дисциплина и ответственность
5.1.    Закрепить сферу ответственности каждого работника (объекты внимания и основные обязанности по их поддержанию в нормальном состоянии).
5.2.    Выработать у персонала правильные привычки, закрепить навыки соблюдения правил.
5.3.    Контролировать соблюдение норм.

Этап № 1 – удаление ненужного

Хранить вещи – очень важно. Но не менее важно вовремя от них избавляться. А важнее всего – знать, что выбросить, что сохранить и как сохранять вещи, чтобы потом их можно было легко достать.

Ясно, что идея освобождения от всего, что вам не нужно, должна повлечь за собой оценки того, что вам нужно. Так возникает менеджмент расслоения, т. е. группировка предметов по определенным критериям и выработка решений по их использованию.

Менеджмент расслоения включает в себя принятие решений о том, насколько важна для вас та или иная вещь. После этого вы должны заняться как удалением на большее расстояние от себя предметов, которые не являются насущно необходимыми, так и размещением под рукой в интересах максимальной эффективности тех вещей, необходимость в которых ощущается действительно больше всего.

Таким образом, ключевым моментом хорошего менеджмента расслоения является способность принять решения о частоте использования предметов (что является просто другим способом определения важности предметов) и обеспечить хранение всех вещей там, где они должны быть. Быть в состоянии выбросить сломанную или бракованную вещь, деталь, механизм и т. д. так же важно, как и быть в состоянии отличить такую деталь.

Определение степени необходимости вещей
1.    Низкая необходимость предметов
1.1.    Не использовались в течение года – выбрасывать по правилам.
1.2.    Использовались 1 раз за 6–12 месяцев – хранить на расстоянии.
2.    Средняя необходимость предметов
2.1.    Использовали 1 раз за 2–6 месяцев – хранить на среднем расстоянии в пределах рабочего места.
2.2.    Использовали чаще 1 раза в месяц – хранить близко к рабочему месту.
3.    Высокая необходимость предметов
3.1.    Использовали 1 раз в неделю – хранить на рабочем месте или носить с собой.
3.2.    Ежедневное использование – хранить на рабочем месте или носить с собой.
3.3.    Ежечасное использование – хранить на рабочем месте или носить с собой.

Места, требующие особого внимания

В любой организации есть целый ряд таких мест, где накапливаются вещи, которыми никто не пользуется и которые никому не нужны. Поэтому анализу таких мест необходимо уделить особое внимание. Ниже приводится перечень типичных мест скопления ненужных предметов:
1. Полки и шкафчики
Каким-то образом в глубине полок и шкафчиков как бы сами собой накапливаются вещи, которые никто никогда не использует. Это лишние или сломанные предметы.
2. Коридоры, проходы и углы
Подобно пыли, ненужные вам вещи имеют тенденцию собираться в углах. Рядом с коридорами и проходами, между проходами и стенами и особенно в коридорах, которыми редко пользуются, люди также обычно кладут какие-то вещи, а потом их забывают.
3. Детали и изделия, находящиеся в обработке
Вы можете обнаружить предметы, которые завалились за оборудование или закатились под него. Очень часто вы можете обнаружить, что у вас есть лишние изделия из числа тех, которые вы обрабатываете. Можно обнаружить и значительное количество бракованных изделий, а также детали и материалы от ранее выпускаемой продукции, которые более вам не нужны.
4. Инструменты, шаблоны, измерительные приборы и приспособления
Очень часто вы обнаруживаете, что всего этого у вас больше, чем нужно. Или даже часть этих предметов, валяющихся вокруг, сломана, а валяются они потому, что никто даже не подумал, чтобы их выбросить.
5. Рядом с колоннами и под лестницами
Поскольку места эти затененные, плохо освещенные, то там часто накапливаются отходы. Тщательно осмотрите эти места и избавьтесь от ненужных предметов.
6. Оборудование, подставки, стеллажи и тележки
Вы обнаружите, что у вас есть лишнее оборудование, оргтехника, канцелярия, подставки, стеллажи; обнаружатся лишние провода, удлинители, осветительные приборы, грамоты, дипломы, журналы, фотографии, сломанная мебель, выключатели и всякие другие предметы, которые, как вы думали, вам могут когда-нибудь понадобиться, но которые вам не были нужны в течение последних нескольких лет, а если бы и понадобились, вы бы все равно не смогли их отыскать. Избавьтесь от всего этого.
7. Полы, углубления и места за перегородками
Предметы падают на пол или их кладут на пол по самым разным причинам, а потом они там так и остаются. Там валяются материалы, обрабатываемые в данное время детали, детали бракованные, зажимные приспособления и почти все, что угодно. Случается, даже инструменты роняют на пол и потом не поднимают.
8. Кладовые, навесы, сараи
В таких незаметных и забытых местах часто скапливаются груды отбросов. Нужные вам складские помещения должны регулярно убираться. Если же их назначение непонятно, а использование неэффективно, лучше принять решение о том, чтобы их сломать, сделать более широкие проезды и проходы, а хранение нужных предметов – наглядным и поддающимся контролю.
9. Стены и доски объявлений
Иногда вы можете видеть объявления, которые давным-давно потеряли всякий смысл, или графики, которые пожелтели от времени. Попадаются обрывки каких-то бумаг, которые уже давно не содержат никакой информации. Чего только не увидишь наклеенным на стены или доску для объявлений. Все это выглядит так же неприглядно и расточительно, как и отходы производства, накапливающиеся вдоль стен.
10. Мусор вдоль стен, дверей снаружи зданий или забора
Осмотрите территорию у заборов и снаружи зданий. Осмотрите дренажные трубы и места у водосточных труб, а также вдоль дорожек. Наверняка там есть мусор и отходы производства. А ведь вы можете быть совершенно уверенными в том, что ничего из выброшенного сюда завтра не понадобится.
Проводя эти проверки, проявляйте особую тщательность и строгость – ведь это внешний вид вашей фирмы, по нему составляют о ней впечатление не только ее работники, но и все окружающие, включая ваших партнеров.

Избавление от сломанных вещей

Ищите поломки, неисправности и разрегулированности. Составьте полный перечень вещей, нуждающихся в починке. Некоторые вещи вы можете исправить быстро и легко. Исправить другие вещи будет труднее. Определите, «что есть что». Одни предметы вы сможете исправить своими силами, а другие могут потребовать специалистов со стороны.

Написанием этой статьи мы ставили перед собой цель познакомить наших читателей с основными принципами (положениями) системы упорядочения 5S. В следующих выпусках журнала мы планируем продолжить эту тему и пригласить к обсуждению экспертов-практиков по внедрению 5S на производстве.